Как да проведем ефективна конференция

В научната и бизнес среда конференцията е един от най-ефективните начини за комуникация. Подобно събитие ви позволява да обобщите натрупания опит по интересуващи ви теми, да се запознаете с новите развития в бранша, да установите интересни взаимоотношения. По правило конференцията има мащабен характер и следователно изисква внимателна подготовка.

Ще ви трябва

• - помещения;

• - микрофон;

• - видео проектор;

• - канцеларски материали;

• - вода и закуски.

Инструкция за употреба

1

Направете план за конференция. Той трябва да включва цели и задачи, график на докладите, броя на участниците, необходимите материални и технически ресурси, прогноза за събитието.

2

Решете мястото и часа на конференцията. Изберете просторна стая, която може да побере голям брой гости. Разберете предварително дали е възможно да свържете необходимото оборудване в тази стая. Що се отнася до времето, не забравяйте да вземете предвид интересите и заетостта на участниците. Например студентската конференция, насрочена за петък вечерта, може да предизвика изключително негативно отношение, защото младите хора са свикнали да почиват или да се прибират в този момент.

3

Научете подробно темата на конференцията. Това е необходимо, за да се определи релевантността и научното значение на докладите. За да направите конференцията динамична и не скучна, помислете за остри, малко проучени и противоречиви въпроси. Поканете лектори да формулират своите виждания по избрани въпроси.

4

Направете график за презентации на лектори. Отделете 30-40% от времето за самите доклади, а останалото отделете за обсъждане. Именно оживен и интересен дебат прави конференцията ефективна. Съставете регламент по такъв начин, че един проблем логично да се прелее в следващия и да стане обект на обсъждане.

5

Внимавайте за материално-техническата база. Може да ви е необходима интерактивна дъска, проектор с екран, компютър, микрофон, флипчарт с откъснати чаршафи, канцеларски материали. Когато се подготвяте за конференцията, проверете предварително звука, работата на видео оборудването. Поставете папките с плана на събитието и основните резюмета на докладите на таблиците за участниците.

6

Уведомете участниците и гостите на конференцията за предстоящото събитие. Ораторите трябва да преминат задължителна процедура за предварителна регистрация. Ако конференцията е достатъчно голяма, не забравяйте да поканите представители на пресата и фотографи.

Полезни съвети

Ако конференцията продължава достатъчно дълго, помислете за напитки и храна. Можете да поставите бутилки с вода на масата за всеки участник. По време на почивката гостите могат да се насладят на топли напитки и закуски на шведска маса.